Administratie opzetten

Geld zien te krijgen is een ding. Dit administratief goed regelen is een tweede. Het opzetten van een goede administratie is niet enkel een vanuit de Belastingdienst verplichte bezigheid, het geeft je ook goed inzicht in de verschillende geldstromen.

Verplichtingen m.b.t. de administratie

•Bewijsmateriaal van alle opgegeven financiële transacties. als kassabonnen, facturen, bankafschriften en bewijzen van uitgaven en inkomsten. Hieronder valt ook privé gebruik.

•Eigendommen en schulden. Hieronder vallen ook verworven rechten en plichten. Hierover is het verplicht jaarlijks een balans en resultatenrekening op te maken. Elke post op deze resultatenrekening moet schriftelijk bewezen kunnen worden.

•Salaris administratie. Indien er medewerkers zijn moeten alle gegevens bewaard worden. Facturen van een uitzendbureau of stagiaire zijn niet direct salaris administratie, maar vallen wel onder de administratie en moeten i.v.m het eerste punt worden bijgehouden.

Bovenstaande zaken moeten 7 jaar worden bewaard in verband met het opvragen van eventuele bewijslast voor de BTW-, inkomsten- of vennootschapsbelasting.

Administratie uitbesteden

Gegevens verzamelen van inkomsten en uitgaven kun je enkel zelf doen. Een boekhouder of administratie bureau kan hiermee de boekhouding opzetten. Dat betekent dat je met de "schoenendoos met bonnetjes" naar een administratie kantoor kunt stappen dat daarna de vervolgstappen uit handen kan nemen m.b.t. de Belastingdienst. Een boekhouder inschakelen is niet verplicht. Het invoeren bij de Belastingdienst van je BTW en inkomstenbelasting is heel eenvoudig.

Toch kan het aan te raden zijn om een boekhouder in te schakelen. Als deze goed zijn werk doet en voor jou een goede administratie kan opzetten, weet hij net die extra aftrekposten of andere voordeeltjes bij de Belastingdienst te vinden waardoor hij zo zijn eigen tarief weer op belasting bespaart.

Voor de ondernemingsvormen als de Besloten Vennootschap en Limited bedrijven is een jaarlijkse accountantsverklaring nodig. Deze geeft aan dat een onafhankelijke administratie specialist de financiële cijfers heeft goedgekeurd.

Administratie bijhouden

Een administratie kantoor berekent doorgaans gewoon zijn uren. Het is geen probleem om te vragen of een boekhouder de administratie wil opzetten maar kijk of je daarna niet enkele werkzaamheden toch deels zelf al kan voorbereiden. Door de bonnetjes uit de schoenendoos alvast in een overzichtelijke spreadsheet te zetten bespaar je bijvoorbeeld vaak veel uren en daarmee administratie gerelateerde kosten.