Debiteuren zijn de klanten die één of enkele facturen
hebben ontvangen maar deze nog niet hebben voldaan. Hierdoor
hebben ze in feite een soort lening bij je bedrijf lopen. Op die
manier speel je een bank voor je klanten. Hoewel het
in het begin allemaal wel mee lijkt te vallen als je even veertien
dagen op het geld van je klanten moet wachten, blijkt uit de praktijk
dat veel klanten zich niet houden aan betalingstermijnen. Zeker
grotere organisaties hebben een heel systeem voor het betalingsverkeer
bedacht. Het kan zeker voorkomen dat je gemiddeld een dag of 40-50
moet wachten op je geld. Doordat je meestal ook nog eens
na het leveren van je dienst of product factureert, loop je eigenlijk
altijd twee of drie maanden achter op je inkomsten. Het incasseren
van geld waarvoor je hard gewerkt hebt, blijkt in het zakelijke
geldverkeer dan ook een bedrijfstak op zich.
Debiteurenbeheer
Je bent verplicht een overzicht bij te houden van je debiteuren.
Als bedrijf moet je van de Belastingdienst eens per jaar een balans
opmaken. Op deze balans staat ook het bedrag dat je nog tegoed hebt
van klanten, oftewel je debiteuren. Los van de verplichte administratie
, is het ook voor jezelf handig
om te zien wat je aan debiteuren hebt uitstaan. Uit de praktijk
blijkt dat het lang niet altijd even snel binnenkomt, en zelfs dat
je het risico loopt dat een debiteur nooit zal betalen. Bijvoorbeeld
omdat deze failliet is gegaan of het nooit eens is geweest met de
factuur.
Met een goed debiteurenbeheer kun je het bedrag aan debiteuren
laag houden. Niet omdat je weinig facturen verstuurt, maar omdat
je met een goed debiteurenbeheer kan zorgen dat je klanten facturen
snel overmaken.
5 Tips voor een goed debiteurenbeheer
- Reken een gedeelte vooruit. Bied klanten de
mogelijkheid vooruit met korting te betalen via bijv. iDEAL of
Paypal, of factureer in delen. Bijvoorbeeld aan het einde van
elke maand als het gaat om een opdracht voor langere duur. Zo
verspreid je je risico's.
- Hanteer een korte betalingstermijn. 14 dagen
is een prima termijn, want wettelijk ben je verplicht ook na je
betalingstermijn eerst nog eens vriendelijk om een betaling te
verzoeken. Klanten kunnen er wettelijk, ook bij een betalingstermijn
van 14 dagen, daarom nog steeds 30-40 dagen over doen zonder dat
je wettelijk extra kosten in rekening kunt brengen.
- Herinner direct. Is jouw betalingstermijn 14
dagen? Stuur dan op de 15-16e dag direct de herinnering, of beter
nog, neem op een andere manier even contact op. Bijvoorbeeld per
telefoon.
- Laat zien dat je een snelle betaling waardeert.
Bijvoorbeeld door dit echt uit te spreken, of bij grotere opdrachten
de volgende keer 2% korting te bieden vanwege een snelle betaling
bij de vorige opdracht. De klant zal weer snel willen betalen
omdat hij dit zelf merkt in zijn portemonnee.
- Wees kritisch. Veel ZZP-ers durven geen incassokantoor
te sturen naar klanten waar ze leuk voor hebben gewerkt en nog
opdrachten van willen. Veel kleine ondernemers zijn veel te lief.
Het beste is zelfs om je administratie en werkelijke klantenwerkzaamheden
van elkaar te scheiden. Dat doen je klanten, zeker die traag betalende
debiteuren, meestal ook. En vaak vinden bedrijven het helemaal
niet storend, soms juist professioneel, als jij gewoon hard
bent en let op je centen. Als je voor jezelf sterk en duidelijk
bent, ben je dat meestal ook in je werk. En mochten ze het niet
kunnen waarderen dan zou jij ook niet echt veel waardering moeten
hebben voor die klanten met weliswaar leuke werkzaamheden, maar
met een belabberd betalingsgedrag.
