Facturen is eigenlijk simpelweg het zakelijke woord voor
rekeningen. Particulieren praten meestal over de verschillende
rekeningen die zij ontvangen, bedrijven gebruiken voor hetzelfde
papiertje de naam facturen. Facturen zijn de belangrijkste vorm
van bewijslast voor een bedrijf haar inkomsten. Vandaar dat de Belastingdienst
enkele eisen stelt aan het opmaken en versturen van facturen.
Verplichtingen m.b.t. opmaken facturen
- Elke factuur moet een opvolgend factuurnummer hebben.
- De factuur moet een datum hebben en op die datum verstuurd worden.
- De datum waarop de dienst of het product is geleverd. (voor
zover dit mogelijk is).
- Het BTW nummer van je onderneming moet op de factuur staan.
- Naam en adres moeten op de factuur vermeld zijn.
- Een duidelijke omschrijving van de diensten of producten die
geleverd zijn (en eventueel hoeveelheid).
- Het BTW bedrag in Euro's.
Bovenstaande zaken moeten 7 jaar worden bewaard in verband met
het opvragen van eventuele bewijslast voor de BTW-, inkomsten- of
vennootschapsbelasting.
Een adres en omschrijving is ook nodig voor de klant, dus deze
zijn op de meeste facturen wel te vinden. De datum van de factuur
en het factuurnummer worden vaker vergeten. Er kunnen aanvullende
voorwaarden en uitzonderingen zijn maar bovenstaande factoren zijn
eigenlijk voor elke factuur wel van toepassing.
Verder dien je bij facturen opmaken rekening te houden met de volgende
zaken.
Betalingstermijn
Noem een redelijke betalingstermijn op de factuur. Gangbaar zijn
perioden tussen de 21 en 30 dagen maar korter of langer mag. Niet
elk bedrijf betaalt even snel. Als je een bedrijf bent gestart en
je kunt pas facturen maken nadat de dienst of het product geleverd
is, houd dan rekening met een behoorlijk
liquiditeit,
debiteuren en
administratie.
In Nederland betalen bedrijven vaak pas na 40 dagen. Als je pas
een factuur kunt sturen na 4 weken (omdat de dienst of het product
pas na die tijd is geleverd) verdien je je geld dus pas na een dag
of 70-80. Houd hier rekening mee en factureer indien nodig in delen
of een bedrag vooruit.
Facturen zijn direct geldig
Let op dat een factuur die gemaakt is ook direct meetelt voor de
omzetbelasting. Houd opnieuw rekening met voldoende liquiditeit
of stuur facturen in dat geval op de eerste dag van een nieuw kwartaal.
Facturen maken is verplicht
Een factuur kun je prima iets later maken, maar niet veel later.
De Belastingdienst verplicht officieel dat je binnen 10 dagen na
levering de factuur maakt. Het is dus niet toegestaan om even de
omzet van oktober, november en december naar het nieuwe jaar door
te schuiven als dit fiscaal voordeliger is (wij doen liever geen
uitspraken over of het ook niet gebeurt).
Mag niet zomaar worden vernietigd
Houd er rekening mee dat een factuur altijd geldig is. Een factuur
moet opvolgend zijn en mag dus niet zomaar vervallen. Het kan voorkomen
dat er bedragen veranderen of facturen nooit worden overgemaakt.
Omdat factuurnummers opeenvolgend moeten zijn kunnen deze nummers
echter niet zomaar verdwijnen. Ook staan er data op de factuur,
dus de Belastingdienst kan na controle zien dat er een latere factuur
voor een eerdere factuur datum is komen te staan. Dit kan niet.
Facturen kunnen vervallen indien hier een bewijsvorm voor is. Bijvoorbeeld
aangetekende facturen die niet opgehaald zijn en dus retour worden
gestuurd. Bewaar deze dan ook als bewijslast. Naar klanten waar
nog wel contact mee is kan een nieuwe credit factuur worden verstuurd.
De factuur kan dan worden verrekend met een factuur die een positief
bedrag voor de ontvanger als resultaat heeft en zo tegen elkaar
worden weggestreept. De credit factuur krijgt dan een eigen factuur
nummer en zo is alles weer in orde.
Bron:
Ondernemen
en internet.nl
