Facturen opmaken

Facturen is eigenlijk simpelweg het zakelijke woord voor rekeningen. Particulieren praten meestal over de verschillende rekeningen die zij ontvangen, bedrijven gebruiken voor hetzelfde papiertje de naam facturen. Facturen zijn de belangrijkste vorm van bewijslast voor een bedrijf haar inkomsten. Vandaar dat de Belastingdienst enkele eisen stelt aan het opmaken en versturen van facturen.

Verplichtingen m.b.t. opmaken facturen

  1. Elke factuur moet een opvolgend factuurnummer hebben.
  2. De factuur moet een datum hebben en op die datum verstuurd worden.
  3. De datum waarop de dienst of het product is geleverd. (voor zover dit mogelijk is).
  4. Het BTW nummer van je onderneming moet op de factuur staan.
  5. Naam en adres moeten op de factuur vermeld zijn.
  6. Een duidelijke omschrijving van de diensten of producten die geleverd zijn (en eventueel hoeveelheid).
  7. Het BTW bedrag in Euro’s.

Bovenstaande zaken moeten 7 jaar worden bewaard in verband met het opvragen van eventuele bewijslast voor de BTW-, inkomsten- of vennootschapsbelasting.

Een adres en omschrijving is ook nodig voor de klant, dus deze zijn op de meeste facturen wel te vinden. De datum van de factuur en het factuurnummer worden vaker vergeten. Er kunnen aanvullende voorwaarden en uitzonderingen zijn maar bovenstaande factoren zijn eigenlijk voor elke factuur wel van toepassing.

Verder dien je bij facturen opmaken rekening te houden met de volgende zaken.

Betalingstermijn

Noem een redelijke betalingstermijn op de factuur. Gangbaar zijn perioden tussen de 21 en 30 dagen maar korter of langer mag. Niet elk bedrijf betaalt even snel. Als je een bedrijf bent gestart en je kunt pas facturen maken nadat de dienst of het product geleverd is, houd dan rekening met een behoorlijk liquiditeit, debiteuren en administratie. In Nederland betalen bedrijven vaak pas na 40 dagen. Als je pas een factuur kunt sturen na 4 weken (omdat de dienst of het product pas na die tijd is geleverd) verdien je je geld dus pas na een dag of 70-80. Houd hier rekening mee en factureer indien nodig in delen of een bedrag vooruit.

Facturen zijn direct geldig

Let op dat een factuur die gemaakt is ook direct meetelt voor de omzetbelasting. Houd opnieuw rekening met voldoende liquiditeit of stuur facturen in dat geval op de eerste dag van een nieuw kwartaal.

Facturen maken is verplicht

Een factuur kun je prima iets later maken, maar niet veel later. De Belastingdienst verplicht officieel dat je binnen 10 dagen na levering de factuur maakt. Het is dus niet toegestaan om even de omzet van oktober, november en december naar het nieuwe jaar door te schuiven als dit fiscaal voordeliger is (wij doen liever geen uitspraken over of het ook niet gebeurt).

Mag niet zomaar worden vernietigd

Houd er rekening mee dat een factuur altijd geldig is. Een factuur moet opvolgend zijn en mag dus niet zomaar vervallen. Het kan voorkomen dat er bedragen veranderen of facturen nooit worden overgemaakt. Omdat factuurnummers opeenvolgend moeten zijn kunnen deze nummers echter niet zomaar verdwijnen. Ook staan er data op de factuur, dus de Belastingdienst kan na controle zien dat er een latere factuur voor een eerdere factuur datum is komen te staan. Dit kan niet. Facturen kunnen vervallen indien hier een bewijsvorm voor is. Bijvoorbeeld aangetekende facturen die niet opgehaald zijn en dus retour worden gestuurd. Bewaar deze dan ook als bewijslast. Naar klanten waar nog wel contact mee is kan een nieuwe credit factuur worden verstuurd. De factuur kan dan worden verrekend met een factuur die een positief bedrag voor de ontvanger als resultaat heeft en zo tegen elkaar worden weggestreept. De credit factuur krijgt dan een eigen factuur nummer en zo is alles weer in orde.

Bron: Ondernemen en internet.nl